Landesrechnungshof empfiehlt dem Land interne Kontrolle zu stärken

Die Personalverrechnung umfasste 2017 rund ein Drittel der Landesausgaben Kärntens. Der Landesrechnungshof überprüfte Prozesse, die für die Verbuchung und Auszahlung der Gehälter von Landesbediensteten maßgeblich sind.

Der Landesrechnungshof kritisiert, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung Dateien bearbeiten können, die für die Auszahlung der Gehälter relevant sind. Dadurch können sie Daten wie den Auszahlungsbetrag oder die Bankverbindung ändern. Ein weiteres Risiko ist die Schnittstelle zwischen Personalverrechnung und Landesbuchhaltung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leiten die Daten der Personalverrechnung manuell ins Buchhaltungssystem über. Der Landesrechnungshof empfiehlt, dafür einen automatisierten Prozess einzuführen.

„Das Land sollte bei der Personalverrechnung mehr automatisierte Prozesse einführen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht manuell eingreifen müssen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten nur in unbedingt notwendigen Fällen die Rechte haben, Dateien zu bearbeiten. Dadurch könnte das Land das interne Kontrollsystem stärken und Manipulationsmöglichkeiten reduzieren“, sagt Landesrechnungshofdirektor Günter Bauer.

Der Landesrechnungshof kritisiert auch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung ihre eigenen Daten eingeben und korrigieren können.

Kontrolle

Das IT-System der Personalverrechnung verlangt, dass manche Daten von einer zweiten Person kontrolliert werden müssen. Nebengebühren und Zulagen gehören zu diesen Daten, können aber trotzdem gleich nach Eingabe der Daten ausgezahlt werden, noch bevor eine zweite Person sie kontrolliert hat. Der Landesrechnungshof empfiehlt das IT-System zu adaptieren, sodass kritische Dateneingaben erst nach Kontrolle durch eine zweite Person ausgezahlt werden können.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollierten Daten durchschnittlich erst 16 Tage nach Eingabe und in 33 Fällen erst nach einem Jahr. Laut Personalabteilung sollen die Daten aber wenige Tage nach der Eingabe, zumindest spätestens vor der monatlichen Abrechnung kontrolliert werden. Der Landesrechnungshof empfiehlt eine automatische Meldung einzurichten, um eine rasche Kontrolle der Daten zu forcieren.

Zuschüsse falsch ausgezahlt

84 Landesbedienstete hatten Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss. Der Landesrechnungshof überprüfte als Stichproben 38 Anträge. Der Weg einer Mitarbeiterin, die Fahrtkostenzuschuss bekam, verringerte sich durch einen Dienstortwechsel um 100 Kilometer. Das Land zahlte den Fahrtkostenzuschuss aber weiter unverändert aus, weil der neue Antrag der Mitarbeiterin übersehen wurde.

Für Landeslehrpersonen kann sich der Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss durch den Ausbau öffentlicher Verkehrsmittel ändern. Bei 6 von 25 Landeslehrpersonen war das der Fall. Das Land zahlte den Fahrtkostenzuschuss aber unverändert aus, denn die betroffenen Personen hatten die Änderung nicht gemeldet.

Der Landesrechnungshof fand heraus, dass das Land in einem Fall bei Zwillingen den Kinderzuschuss nur für ein Kind auszahlte. Ein Mitarbeiter hat die Daten falsch eingegeben und der Mitarbeiter, der die Daten kontrollierte, übersah diesen Fehler. Das Land zahlt den Kinderzuschuss nun rückwirkend für drei Jahre aus.

In einem anderen Fall zahlte das Land die Kinderzulage von 2015 bis 2017 doppelt, nämlich an beide Elternteile aus. Sind beide Eltern im öffentlichen Dienst, darf aber nur ein Elternteil Kinderzulage beziehen. Der Vater war im Landesdienst tätig und erhielt die Kinderzulage bereits, als auch die Mutter in den Landesdienst eintrat. Die Mutter gab beim Antrag auf Kinderbeihilfe an, dass der Kindesvater bereits Kinderzulage bezog. Dafür änderte sie den Wortlaut der eidesstattlichen Erklärung von „keine“ auf „eine“. Die Personalabteilung übersah diese Änderung, zahlte die Kinderzulage doppelt aus und stellte sie erst auf Hinweis des Landesrechnungshofs ein.